Положення про обробку та захист персональних даних

ПОЛОЖЕННЯ

про обробку та захист персональних даних, володільцем яких є

Кропивницький районний суд Кіровоградської області

1. Загальні положення

            1.1 Положення про обробку та захист персональних даних, володільцем яких  є Кропивницький районний суд Кіровоградської області (далі - Положення) установлює загальні вимоги до організаційних заходів і технічних засобів оброблювання й захисту персональних даних у Кропивницькому районному суді Кіровоградської області (далі - Суд) для створення умов захисту цих даних від незаконної обробки, а також від незаконного доступу до них.

            1.2 Положення розроблено відповідно до законів України «Про захист персональних даних» (далі Закон), «Про доступ до публічної інформації» та Типового порядку обробки персональних даних, затвердженого наказом Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини 08.01.2014    № 1/02-14.

            1.3 До персональних даних належать будь-які відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу, за якими її ідентифікують або вона може бути конкретно ідентифікована.

            1.4 Персональні дані, що їх обробляють у Суді, є інформацією з обмеженим доступом, крім випадків, визначених частинами другою, третьою статті 5 Закону.

            1.5 Обробку персональних даних, щодо яких установлено особливі вимоги та/або яке становить особливий ризик для прав і свобод суб'єктів персональних даних, виконують відповідно до статей 7, 9 Закону.

            1.6 Суд є володільцем персональних даних суддів Суду, працівників Суду, осіб, які звертаються до Суду чи яких залучають до його роботи згідно з чинним законодавством України, а також осіб, які повідомляють про корупцію.

          1.7 Організацію роботи, що пов'язана із захистом персональних даних кожної категорії суб'єктів персональних даних, які обробляють у Суді, забезпечує відповідальна особа за організацію роботи, пов'язану з обробкою та захистом персональних даних у Суді (далі - Відповідальна особа).

            1.8 Персональні дані в Суді обробляють у Автоматизованій системі документообігу суду КП «Д-3», інформаційно-аналітичній системі «Кадри-WEВ», в електронній формі за допомогою програмних засобів, а також у паперовій формі.

            1.9 Положення є обов'язковим до виконання для всіх працівників Суду, які мають доступ до персональних даних та здійснюють їх обробку в межах виконання ними своїх повноважень.

2. Мета обробки персональних даних, склад, зміст,
принципи та цілі їх обробки

            2.1  Персональні дані у Суді обробляють:

          - для виконання покладених на Суд завдань щодо здійснення правосуддя відповідно до визначених законом засад та процедур судочинства з метою захисту особи, суспільства та держави від корупційних і пов’язаних із ними злочинів та судового контролю за досудовим розслідуванням цих злочинів, дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні, адміністративному та цивільному судочинстві, у справах про адміністративні правопорушення;

          - для реалізації трудових відносин із суддями, працівниками апарату Суду, відносин у ділянці управління персоналом, під час ведення кадрового справочинства в Суді, військового обліку призовників, військовозобов'язаних та резервістів (далі - військового обліку), а також подання відповідної звітності;

          - для перевірки повідомлень викривачів (осіб, які звернулися до Суду з повідомленням про можливі факти корупційних або пов'язаних із корупцією правопорушень, інших порушень Закону України "Про запобігання корупції").

          2.2  Суд обробляє персональні дані таких категорій суб'єктів:

          - суддів Суду;

          - працівників апарату Суду;

          - осіб, які звертаються до Суду у визначеному чинним законодавством України порядку;

          - учасників  провадження;

          - осіб, які претендують на зайняття вакантної посади в апараті Суду;

          - викривачів.

          2.3 Відповідно до визначеної мети, особливостей функціонування Суду, потреб управлінської діяльності, кваліфікаційних вимог до посад працівників апарату Суду у Суді обробляють такі персональні дані:

          - суддів Суду, працівників апарату Суду: прізвище, ім'я, по батькові; дата і місце народження; паспортні дані; реєстраційний номер облікової картки платника податків (далі - РНОКІПl); відомості про військовий облік; відомості про трудову діяльність, що їх містить трудова книжка; відомості про освіту, науковий ступінь, учене звання; наявність спеціальних знань або підготовки; автобіографічні дані; відомості про стан здоров'я в межах, визначених чинним законодавством України; відомості про стан сім'ї, членів сім'ї в обсязі, потрібному для реалізації трудових відносин та забезпечення пільг і гарантій, установлених трудовим законодавством; відомості про місце проживання (фактичне та місце реєстрації); номери приватних телефонів (домашніх, мобільних), адреса особистої електронної пошти; запис зображення (фото); відомості, що підтверджують право на пільги та компенсації відповідно до чинного законодавства України;

          - осіб, які претендують на вступ на державну службу, на працевлаштування до апарату Суду, осіб, які проходять стажування : прізвище, ім'я, по батькові; дата і місце народження; паспортні дані; РНОКІПl; відомості про військовий облік; відомості про трудову діяльність, що їх містить трудова книжка; відомості про освіту, науковий ступінь, учене звання; наявність спеціальних знань або підготовки; автобіографічні дані; відомості про місце

проживання (фактичне та місце реєстрації); номери приватних телефонів (домашніх, мобільних), адреса особистої електронної пошти; інші відомості, визначені Кодексом законів про працю України, Законом України «Про державну службу», Порядком проведення конкурсу на зайняття посад державної служби, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 25 березня 2016 року № 246 зі змінами, тощо;

          - осіб, які звертаються до Суду в установленому чинним законодавством України порядку: прізвище, ім'я, по батькові (за наявності), відомості про місце проживання (фактичне та місце реєстрації), номери приватних телефонів (домашніх, мобільних), адреса особистої електронної пошти, а також інша конфіденційна інформація, яку особа з власної волі надала про себе у зверненні;

          - викривачів: прізвище, ім'я, по батькові (за наявності), відомості про місце проживання (фактичне та місце реєстрації), номери приватних телефонів (домашніх, мобільних), адреса особистої електронної пошти, а також інша конфіденційна інформація, яку особа надала про себе у повідомленні.

          Джерелами відомостей про суб'єкта персональних даних є видані на його ім'я документи, підписані ним документи, інші відомості, які суб'єкт надає про себе.

          2.4 Підставами для обробки персональних даних у Суді є:

           - згода суб’єкту персональних даних на обробку його персональних даних;

          - дозвіл на обробку персональних даних, наданий відповідно до закону для здійснення Судом  повноважень;

           - захист життєво важливих інтересів суб’єкти персональних даних;

           -  необхідність виконання Судом повноважень відповідно до чинного законодавства України.   

          2.5 Особа, яка претендує на зайняття вакантної посади у апараті Суду, надаючи з власної волі керівнику апарату та/або заступнику керівника апарату Суду потрібні для зайняття цієї посади документи та інформацію, що містить персональні дані, цим надає дозвіл на їх обробку в Суді відповідно до закону виключно для реалізації трудових відносин.

3. Права та обов'язки суб'єктів персональних даних

       3.1  Суб'єкт персональних даних, окрім прав, визначених статтею 8 Закону, має право бути поінформованим про порядок обробки його персональних даних у Суді, зокрема з використанням інформаційних (автоматизованих) систем.

       3.2 Суб'єкт персональних даних є відповідальним за повноту й достовірність таких даних.

       3.3 Працівник Суду, який обробляє персональні дані, має право:

       1) вимагати в суб'єктів персональних даних у разі потреби надати оновлену та достовірну інформацію щодо їхніх персональних даних;

        2) порушувати перед безпосереднім керівником структурного підрозділу Суду питання про створення належних умов для технічного, фізичного та іншого захисту носіїв з інформацією про персональні дані, які він обробляє відповідно до посадових обов'язків.

       3.3 Працівник Суду, який обробляє персональні дані, має виконувати вимоги Закону та законодавства України у ділянці обробки та захисту персональних даних і зобов'язаний:

       1) не допускати втрати персональних даних або їх неправомірного використання;    

       2) не розголошувати персональних даних, які йому було довірено або про які йому стало відомо у зв'язку з виконанням професійних чи службових або трудових обов'язків, навіть після припинення працівником діяльності, пов'язаної з персональними даними, крім випадків, установлених законом;

        3) невідкладно інформувати Відповідальну особу про: випадки втрати або неумисного знищення носіїв інформації з персональними даними; втрату ключів від приміщень, сейфів, шаф, де зберігають персональні дані; наявність даних для входу в автоматизовані системи в інших осіб (крім працівників Суду, відповідальних за налаштування та технічний супровід цих систем); виявлення спроб несанкціонованого доступу до персональних даних;

       3.4 Керівники структурних підрозділів Суду, працівники яких обробляють персональні дані, контролюють дотримання цими працівниками вимог щодо обробки персональних даних, визначених чинним законодавством України, Положенням, іншими наказами Суду щодо захисту інформації; інформують Відповідальну особу про порушення встановлених процедур з обробкиперсональних даних, про факти несанкціонованих та/або незаконних дій з оброблювання персональних даних.

4. Порядок обробки персональних даних

       4.1 Персональні дані осіб, які звертаються до Суду, обробляють у структурних підрозділах Суду, зокрема в  автоматизованій системі документообігу суду КП «Д-3», інформацію з персональними даними зберігають у вигляді документів на електронних/паперових носіях.

       4.2  У відділі документообігу та організаційного забезпечення Суду обробляють персональні дані осіб, які звертаються до Суду, в електронній та паперовій формах під час:

       - попереднього розгляду документів, що надійшли;

       - реєстрації документів у автоматизованій системі документообігу суду КП «Д-3», у якій опрацьовують та зберігають відомості чи сукупність відомостей про цих осіб у вигляді обліково-статистичної  картки з прикріпленим до неї електронним образом документа;

       - підготування статистичної інформації (звітів);

       - поточного зберігання документів.

       4.3 Працівники Суду здійснюють обробку персональних даних осіб, які звертаються до Суду, у процесі використання та зберігання документів, наявних у справах.

       4.4 В архіві Суду здійснюють обробку персональних даних осіб у процесі опрацювання, використання та зберігання матеріалів судових справ та матеріалів (в електронній та паперовій формах).

       4.5 Відповідальна особа за повідомлення про можливі факти корупційних або пов’язаних з корупцією правопорушень, інших порушень Закону України «Про запобігання корупції» обробляє персональні дані викривачів у процесі внесення до Єдиного порталу повідомлень викривачів отриманої інформації про можливі факти корупційних або пов'язаних із корупцією правопорушень, інших порушень Закону України «Про запобігання корупції», а також під час розгляду зазначених повідомлень відповідно до Закону України «Про запобігання корупції».

       4.6 Працівник Суду, який відповідно до посадових обов'язків обробляє персональні дані, або має доступ до них, дає письмове зобов'язання про нерозголошення персональних даних, які йому було довірено або які стали відомі у зв’язку з виконанням професійних чи службових або трудових обов’язків, за формою, визначеною у Додатку 1 до Положення, яке зберігають у його особовій справі.

       4.7 Дата надання працівником Суду зазначеного зобов'язання є датою отримання ним права доступу до персональних даних.

       Датою позбавлення права доступу до персональних даних є дата звільнення або переведення працівника Суду на посаду, виконання обов'язків за якою не пов'язане з обробкою персональних даних.

       4.8 Допуск до роботи з персональними даними в автоматизованій системі надають лише після ідентифікації працівника Суду (логін, пароль).

       У разі переведення на посаду, не пов'язану з обробкою персональних даних, або у разі звільнення доступ працівника Суду до автоматизованої системи, у якій він обробляв персональні дані, припиняють.

       Припиняє такий доступ із відома Відповідальної особи технічний адміністратор системи.

       4.9  Під час обробки персональних даних на паперових носіях документи з відповідною інформацією систематизують у картотеках залежно від категорії та мети обробки.

       Картотеки зберігають у приміщеннях та у спосіб, що виключає несанкціонований доступ до них.

       4.10 Строки та умови зберігання, зміни, видалення, знищення, передавання третім особам інформації або документів (їх частин), що містять персональні дані, порядок доступу до персональних даних у Суді визначено чинним законодавством України.

       4.11  Персональні дані зберігають у строк, не більший ніж це потрібно відповідно до мети їх обробки, якщо інше не визначено чинним законодавством України у ділянці архівної справи та судочинства.

       4.12  Вимоги суб'єкта до обробки, зміни або знищення персональних даних, скарги з питань обробки персональних даних, застереження стосовно обмежень під час обробки персональних даних мають бути вмотивованими і правомірними.

       4.13  Вимоги суб'єктів персональних даних з приводу обмеження чи заперечення обробки, зміни чи знищення персональних даних у Суді у разі їх недостовірності чи незаконності обробки оформлюють як заяву на ім'я Голови Суду (для суддів Суду) або керівника апарату суду (для працівників апарату Суду).

       Рішення за заявою особи, яка звернулася до Суду, або працівника Суду ухвалюють, ураховуючи її розгляд за участю, зокрема, Відповідальної особи, керівника структурного підрозділу Суду, у якому здійснюють обробку персональних даних заявника.

       У разі встановлення за поданою заявою факту недостовірності персональних даних або незаконності їх обробки таку обробку припиняють, одразу інформуючи про це заявника та знищуючи недостовірні дані в установленому порядку.

       У разі якщо вимога не підлягає задоволенню, суб’єкту надають мотивовану відповідь із приводу відсутності підстав для задоволення заяви.

       4.14 Персональні дані та документи, що містять персональні дані зберігають протягом строку не більше, ніж це необхідно відповідно до мети їх обробки, якщо інше не передбачено законодавством у сфері архівної справи та діловодства.

       4.15  Персональні дані видаляють або знищують у разі:

       - закінчення строку зберігання даних, визначеного згодою суб’єкта персональних даних на обробку цих даних або законом;

       - видання відповідного припису Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини або визначених ним посадових осіб Секретаріату Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини;

       - набрання законної сили рішення суду щодо видалення персональних даних.

       4.16  Відбір для знищення документів, що містять персональні дані, строки зберігання яких закінчилися, проводить експертна комісія.

       4.17 Знищення персональних даних здійснюють у спосіб, що виключає подальшу можливість поновлення таких персональних даних (подрібнення спеціальним приладом, спалювання тощо).

        Про знищення документів із персональними даними  експертна комісія складає акт, в якому зазначено спосіб знищення.          

5. Поширення персональних даних та умови їх передавання третім особам

            5.1 У разі потреби треті особи подають до Суду запит про доступ до персональних даних, які здійснюють обробку у Суді, зазначивши:

       1) прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання (місце перебування) і реквізити документа, що посвідчує фізичну особу, яка подає запит (для фізичної особи - заявника);

       2) найменування, місцезнаходження юридичної особи, яка подає запит, посада, прізвище, ім'я та по батькові особи, яка засвідчує запит; підтвердження того, що зміст запиту відповідає повноваженням юридичної особи (для юридичної особи - заявника);

       3) прізвище, ім'я та по батькові, а також інші відомості, що дають змогу ідентифікувати фізичну особу, стосовно якої робиться запит;

       4) відомості про базу персональних даних, стосовно якої подається запит, чи відомості про володільця чи розпорядника персональних даних;

       5) перелік персональних даних, що запитуються;

       6) мета та/або правові підстави для запиту.

       Строк вивчення запиту на предмет його задоволення не може перевищувати десяти робочих днів з дня його надходження.

       Протягом цього строку Суд доводить до відома  третю особу, яка подає запит, що запит буде задоволено або відповідні персональні дані не підлягають наданню, із зазначенням підстави, визначеної у відповідному нормативно-правовому акті.

       За умови встановлення правомірності запиту Відповідальна особа забезпечує надання відповіді на нього упродовж тридцяти календарних днів із дня його надходження.

       Якщо неможливо надати відповідь на запит у цей термін, виконання запиту може бути відстрочене, а суб'єкта, який подає запит, поінформовано про це в порядку, визначеному Законом.    

       5.2  Поширюють персональні дані з кадрів Суду лише за згодою суб'єкта персональних даних (судді Суду, працівника Суду). Без такої згоди інформацію про персональні дані поширюють у випадках, визначених законом, і лише в інтересах національної безпеки, економічного добробуту та прав людини.

       5.3 Поширюють персональні дані із автоматизованої системи документообігу  Суду відповідно до чинного законодавства України лише в обсягах, потрібних для виконання завдань і повноважень Суду.

       5.4 Надаючи інформацію про персональні дані третім особам, Суд має право отримати від них підтвердження гарантій захисту такої інформації та відмовитися від її надання, якщо таких гарантій не надають.

6. Особливості обробки персональних даних працівників Суду

       6.1  Заступник керівника апарату Суду повідомляє працівника апарату Суду про його права, мету збору даних та осіб, яким передають його персональні дані. Таке повідомлення оформляють письмово, за формою, визначеною у Додатку 2, та зберігають в особовій справі працівника Суду.

            6.2   Обробляють персональні дані працівників Суду керівник апарату та/ або заступник керівника апарату Суду та особа, на яку покладено обов’язки щодо забезпечення режиму секретності.

       6.3  Керівник апарату та заступник керівника апарату  Суду здійснюють обробку персональних даних працівників Суду:

       - в електронному вигляді в автоматизованій інформаційно-аналітичній системі "Кадри - WEB";

       - в автоматизованій системі документообігу суду КП «Д-3»

       - на паперових носіях у вигляді особових карток, особових справ, відповідних журналів обліку, інших документів, які містять відомості про персональні дані особи.

       6.4  Особа, на яку покладено обов’язки щодо забезпечення режиму секретності Суду, персональні дані суддів Суду, працівників апарату Суду обробляє в автоматизованих системах та на паперових носіях (картках обліку).

       6.5 Відповідальними за збереження (захист) інформації про персональні дані суддів Суду, працівників апарату Суду як в автоматизованих системах, так і на інших носіях є: керівник апарату та заступник керівника апарату Суду в частині інформації, зазначеної у пункті 6.3 Положення;

       - особа, на яку покладено обов’язки щодо забезпечення вимог секретності - в частині інформації про суддів Суду, працівників апарату Суду, які обіймають посади, перебування на яких потребує оформлення допуску та надання доступу до державної таємниці;

       - відповідальна особа за ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних і резервістів та бронювання військовозобов’язаних на період мобілізації та на воєнний час - в частині відомостей про персональні дані суддів Суду, працівників апарату Суду, що стали відомі у зв'язку з виконанням функцій з оформлення бронювання військовозобов'язаних на період мобілізації та на воєнний час.

            6.6 У разі зміни змісту чи обсягу персональних даних, що їх обробляють у Суді, працівник апарату Суду невідкладно звертається до керівника відповідного структурного підрозділу апарату Суду із заявою про внесення змін до бази персональних даних із наданням оригіналу (засвідченої копії) відповідних документів.

       Зазначені зміни вносять до баз персональних даних не пізніше наступного дня після такого звернення.

7. Заходи щодо захисту персональних даних та відповідальність

за порушення законодавства про захист персональних даних

              7.1 Відповідно до ст. 24 Закону відповідальну особу за організацію роботи, пов’язаної із захистом персональних даних під час їх обробки, визначає голова суду наказом, який доводять до відома Відповідальної особи під підпис.

              7.2 Відповідальна особа:

              - інформує та консультує керівництво Суду та  апарат Суду з питань додержання законодавства про захист персональних даних;

              - організовує ознайомлення з вимогами законодавства України про захист персональних даних керівників та працівників структурних підрозділів Суду, у яких здійснюють обробку персональних даних, веде облік працівників, які мають доступ до персональних даних;

              - організовує обробку персональних даних у структурних підрозділах Суду відповідно до виконуваних ними завдань і функцій в обсязі, потрібному для такого виконання;

              - аналізує ризики для безпечної обробки персональних даних, вносить керівнику апарату суду та/або голові Суду пропозиції з удосконалення обробки і захисту персональних даних;

              - перевіряє стан дотримання працівниками Суду законодавства України у ділянці захисту персональних даних та виконання вимог Положення, фіксує факти порушення правил обробки та захисту персональних даних працівниками Суду, бере участь у відповідних службових розслідуваннях;

              - організовує опрацювання правомірних запитів третіх осіб стосовно доступу до персональних даних, які обробляють у Суді;

              - розглядає заяви суб'єктів персональних даних із питань, що стосуються обробки їх персональних даних у Суді;

              -взаємодіє з Уповноваженим Верховної Ради України з прав людини та/або визначеними ним посадовими особами з питань запобігання та усунення порушень законодавства України про захист персональних даних; надає йому відомості про оброблювання персональних даних, яке становить особливий ризик для прав і свобод           суб'єктів персональних даних, упродовж тридцяти робочих днів із дня початку такої обробки.

              7.3 Відповідальна особа має право доступу до всіх баз персональних даних, що їх обробляють у Суді.

              7.4 Відповідальна особа порушує перед керівником апарату суду та/або головою  Суду питання про віднесення персональних даних конкретної особи до конфіденційної інформації у випадках законодавчої невизначеності такого віднесення або відповідної ініціативи суб'єкта персональних даних.

              7.5 Факти порушень працівниками Суду вимог щодо захисту персональних даних фіксують керівники структурних підрозділів Суду, у яких обробляють персональні дані, та/або Відповідальна особа. За потреби за фактами порушень вимог стосовно обробки та захисту персональних даних складають відповідний акт і проводять службове розслідування або дисциплінарне провадження, за результатами яких на працівників Суду, винних у порушеннях, можуть бути накладені стягнення згідно з чинним законодавством України.

              7.6 За порушення законодавства України про захист персональних даних настає відповідальність, встановлена законом.

Керівник апарату                                                                            Каріна САЄНКО